1.   Zweck dieser Datenschutzhinweise

Mit diesen Hinweisen möchte die MCM Klosterfrau Vertriebsgesellschaft mbH (nachfolgend „wir“ oder „Klosterfrau“) Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) über die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Bewerbung und ggf. Begründung Ihres Beschäftigungsverhältnisses mit Klosterfrau informieren.

2.   Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung ist das nachstehende Unternehmen der Klosterfrau Gruppe, bei dem Sie sich bewerben (im Folgenden: „wir“ oder „uns“):

• MCM Klosterfrau Vertriebsgesellschaft mbH, Gereonsmühlengasse 1-11, 50670 Köln
• FARCO-PHARMA GmbH, Gereonsmühlengasse 1-11, 50670 Köln, Postfach 10 14 45, 50454 Köln
• Artesan Pharma GmbH & Co. KG, Wendlandstr. 1, 29439 Lüchow (Wendland)
• Klosterfrau Berlin GmbH, Motzener Straße 41, 12277 Berlin
• Maria Galland GmbH, Wintrichring 58, 80992 München
• Maria Galland International GmbH, Wintrichring 58, 80992 München

3.   Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist:

Herr Alexander Bugl

Bugl & Kollegen Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH

Eifelstraße 55

93057 Regensburg

Tel. +49 941-630 49 789

E-Mail: datenschutz.buglundkollegen@klosterfrau.de

4.   Gegenstand der Verarbeitung, Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Besuches unserer Website und/oder Ihrer Bewerbung bei uns.

Nachfolgend informieren wir Sie über die Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten sowie die Rechtsgrundlage, auf deren Grundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

a.   Ihre Daten im Rahmen der Bewerbung

Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten, welche Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. So können wir Ihre Fähigkeiten beurteilen und abschätzen, ob Sie zur offenen Stelle in unserem Haus passen.

In der Regel sind von den Bewerberdaten folgende umfasst: Vor- und Nachname, ggf. Ihren akademischen Grad, Geburtsdatum und -ort, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon- und Handynummer, sowohl geschäftlich, als auch privat), Bewerbungsunterlagen (Ausbildung und Berufserfahrung, ggf. Bewerbungsfoto), Sprachkenntnisse, Fähigkeiten sowie falls vorgelegt Arbeitserlaubnis. Sollten Sie von uns kontaktiert oder zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, speichern wir auch Protokolle und Interviewbewertungen.

Zum Zweck der technischen Bereitstellung unserer Bewerbungsplattform verarbeiten wir bestimmte, automatisch übermittelte Informationen, damit Ihr Browser unsere Website anzeigen und Sie die Website nutzen können, z. B. IP-Adresse, Browsertyp und -sprache, verwendetes Betriebssystem und Uhrzeit des Zugriffs. Diese Informationen werden bei jedem Aufruf unserer Internetseite automatisch erfasst und in unseren Serverlogfiles gespeichert. Ferner setzen wir Cookies ein, um Ihnen unsere Bewerbungsplattform zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser bei dem Aufruf einer Website auf Ihrem Computersystem gespeichert werden. Ein Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Wir setzen diese Cookies ausschließlich dazu ein, Ihnen unsere Webseite mit ihren technischen Funktionen zur Verfügung zu stellen. Einige Funktionen unserer Website können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. In den Cookies werden dabei die folgenden Informationen gespeichert und an uns übermittelt: Cookie-ID, Login-Informationen. Weitere Informationen können Sie unserem Cookiebanner entnehmen.

Wenn Sie sich in unserer Bewerbungsplattform als Benutzer registrieren, verarbeiten wir zudem folgende personenbezogene Daten: E-Mail-Adresse, Kennwort, Vor- und Nachname, Land/Region des Wohnorts. Ohne Angabe dieser Daten können Sie kein Benutzerkonto anlegen.

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung geben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen per E-Mail neue Stellenausschreibungen der jeweiligen Unternehmen der Klosterfrau Gruppe zukommen zu lassen. Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

Auf unserer Bewerbungsplattform verwenden wir Google Maps (API) von Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland (“Google”). Google Maps ist ein Webdienst zur Darstellung von interaktiven (Land-)Karten, um geographische Informationen visuell darzustellen. Über die Nutzung dieses Dienstes wird Ihnen der Standort unserer ausgeschriebenen Stellen angezeigt.

Bereits beim Aufrufen derjenigen Unterseiten, in die die Karte von Google Maps eingebunden ist, werden Informationen über Ihre Nutzung unserer Bewerbungsplattform (wie z.B. Ihre IP-Adresse) an Server von Google übertragen und dort gespeichert, hierbei kann es auch zu einer Übermittlung an die Server der Google LLC. in den USA kommen. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind oder ob ein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung der Karten ausloggen.

Die Nutzungsbedingungen von Google können Sie unter https://www.google.de/intl/de/policies/terms/regional.html einsehen, die zusätzlichen Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter https://www.google.com/intl/de_US/help/terms_maps.html

Ausführliche Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit der Verwendung von Google Maps finden Sie auf der Internetseite von Google („Google Privacy Policy“): https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitungen sind:

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Bewerbungsverfahren) 
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO (technische Bereitstellung der Plattform)
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO (Benachrichtigung bei neuen Stellenausschreibungen, Verwendung von Google Maps)

b.   Speicherung in unserer Datenbank (Talent Pool)

Falls Sie der Weiterspeicherung Ihrer Bewerberdaten in unserer Datenbank (Talent Pool) zustimmen, werden die folgenden Angaben gespeichert:

Beschreibung Ihrer Arbeitserfahrung, Fähigkeiten und Ausbildung, Kontaktinformationen, welche Sie identifizierbar machen, z.B. Ihr Name, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse, außerdem haben Sie die Möglichkeit, Ihrer Bewerbung weitere elektronisch gespeicherte Unterlagen wie Anschreiben, Zeugnisse, Bewerbungsfoto usw. hinzuzufügen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO. 

5.   Quellen

Daten, die wir nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, erhalten wir aus den folgenden Quellen:

• Ihren früheren Arbeitgebern, wenn Sie zugestimmt haben, dass wir diese im Rahmen des Bewerbungsverfahrens kontaktieren.

 6.   Kategorien von Empfängern der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden zunächst nur von unseren Mitarbeitern verarbeitet.

Soweit dies im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten (in Teilen) an unsere Beteiligungs- und Tochtergesellschaften weitergegeben.

Soweit wir gesetzlich oder vertraglich dazu verpflichtet sind, leiten wir einen Teil Ihrer Daten an die zuständigen Stellen weiter. Das sind insbesondere: öffentliche Stellen, wie die Sozialversicherungsträger, Behörden oder Gerichte.

Schließlich setzen wir im Rahmen unserer Organisation Dienstleister ein. Im Rahmen Ihrer jeweiligen Aufgaben werden Ihre Daten (in Teilen) diesen Dienstleistern zur Verfügung gestellt, damit diese die geschuldete Leistung uns gegenüber erbringen können. Diese Dienstleister sind im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages gem. Art. 28 DS-GVO verpflichtet, Ihre Daten nur nach unserer Weisung zu verarbeiten oder die Datenübermittlung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung.

7.   Übermittlungen in Drittländer

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies im Rahmen der Abwicklung unserer vertraglichen Beziehungen erforderlich oder gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet. Alternativ übermitteln wir die Daten auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission. Weitere Auskünfte erhalten Sie von unserem Datenschutzbeauftragten.

8.   Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten in der Regel für die Dauer des Bewerbungsprozesses.

Sofern wir Sie nicht einstellen, löschen wir Ihre Daten nach Ablauf von sechs Monaten nach Besetzung der Stelle, es sei denn Sie haben in die Weiterspeicherung im Talent Pool gemäß Ziff. 4 b) eingewilligt. Im Falle der Einwilligung in die Weiterspeicherung speichern wir Ihrer Daten bis zum Widerruf der Einwilligung, aber maximal 18 Monate.

Die zur technischen Bereitstellung unserer Bewerbungsplattform verarbeiteten personenbezogenen Daten speichern wir auf unseren Servern ausschließlich für die Dauer des Besuchs unserer Website. Nachdem Sie unsere Website verlassen haben, werden Ihre personenbezogen Daten unverzüglich gelöscht.

Wenn Sie sich in unserer Bewerbungsplattform als Benutzer registriert haben, wird das Kandidatenprofil nach sechs Monaten nach dem letzten Login anonymisiert.

 9.   Plicht zur Bereitstellung Ihrer Daten

Bei einigen personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis mitteilen, ist die Bereitstellung dieser Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für die Begründung bzw. die ordnungsgemäße Durchführung Ihres Arbeitsvertrages erforderlich. Sie sind deshalb verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir weisen Sie darauf hin, dass, wenn Sie uns diese personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, dies zur Folge haben kann, dass wir Sie nicht bei uns einsetzen können bzw. einzelne Plichten aus dem Arbeitsvertrag nicht erfüllen können.

10.    Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

11.   Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen unter den gesetzlichen Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte als betroffene Person zu, die Sie uns gegenüber geltend machen können:

• Auskunftsrecht: Sie sind jederzeit berechtigt, im Rahmen von Art. 15 DS-GVO von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie im Rahmen von Art. 15 DS-GVO ferner berechtigt, Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie bestimmte weitere Informationen (u.a. Verarbeitungszwecke, Kategorien personenbezogener Daten, Kategorien von Empfängern, geplante Speicherdauer, ihre Rechte, die Herkunft der Daten, den Einsatz einer automatisierten Entscheidungsfindung und im Fall des Drittlandtransfer die geeigneten Garantien) und eine Kopie Ihrer Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung: Sie sind berechtigt, nach Art. 16 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
• Recht auf Löschung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich löschen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 18 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten einschränken.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 20 DS-GVO von uns zu verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
• Widerruf der Einwilligung: Sie haben jederzeit das Recht, Ihre uns gegenüber erteilten Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. In diesem Fall werden wir den Empfänger der Daten entsprechend informieren und die Verarbeitung der Daten für die von der Einwilligung umfassten Zwecke künftig unterlassen. Zu Dokumentationszwecken speichern wir eine Information über Ihren Widerruf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung), Widerspruch einzulegen, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer vorgenannten Datenschutzrechte unter den oben jeweils angegebenen Kontaktdaten an uns oder an unseren externen Datenschutzbeauftragten.

Neben den aufgeführten Rechten haben Sie gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.